Il DB “Protocollo” è basato sulla piattaforma IBM Lotus Domino, in modalità client-server.

E' fruibile sia tramite l'interfaccia utente del client "IBM Notes" che tramite l'interfaccia Web disponibile sul Portale Intranet nella sezione "Database".

La guida è diponibile in formato .pdf: DB Protocollo

Il DB Protocollo è strutturato in 2 sezioni principali: Archivi di base e Protocollo.

La sezione Archivi di base contiene le tipologie principali di documenti da protocollare utilizzate dal DB.

La sezione Protocollo comprende lo storico di tutti i documenti protocollati, consultabili “per anno”, “per data” e “per numero di protocollo”.

- Fig. 1 Protocollo Interfaccia Web

Sezione Archivi di base:

Per creare una nuova tipologia di documento è presente un pulsante nella parte superiore:

• Nuovo (per l'inserimento dati – Fig. 2)

- Fig. 2 Archivi di base Tipologie

A questo punto basta inserire la definizione della nuova tipologia nel campo apposito e poi cliccare su Salva (come in Fig. 3)

- Fig. 3 Archivi di base Inserimento della nuova tipologia

Sezione Protocollo:

Per creare un nuovo protocollo è presente un pulsante nella parte superiore:

• Nuovo (per l'inserimento dati – Fig. 4)

- Fig. 4 Protocollo Inserimento nuovo protocollo

Apparirà la schermata descritta nella Fig. 5.

- Fig. 5 Protocollo Inserimento nuovo protocollo: compilazione campi

 

Nella scheda Protocollo è possibile inserire i dati nei seguenti campi:

·    Tipo doc: tipologia documento (ad es. Circolari CNI, etc…)                         

·    Tipo flusso: in Ingresso o in Uscita

·    Protocollo: (la numerazione progressiva è automatica)

·    Data documento: data del documento

·    Data protocollo: data di protocollazione

·    Protocollo del mittente: n° di protocollo del mittente

·    Mittente/Destinatario: mittente/destinatario del documento

·    Oggetto: oggetto del documento

·    Note 1: note aggiuntive

·    Note 2: note aggiuntive

·    Allegati: inserimento allegati (es. stampe su file .pdf di e-mail in ingresso)

 

Al termine della compilazione salvare il nuovo protocollo tramite il pulsante Salva.

E' possibile stampare sull’etichettatrice Zebra tramite il pulsante Stampa etichetta.

E’ possibile consultare lo storico dei documenti protocollati in tre modi:

• per anno
• per data
• per numero di protocollo

- Fig. 6 Protocollo Consultazione per anno

- Fig. 7 Protocollo Consultazione per data

- Fig. 8 Protocollo Consultazione per numero di protocollo

Protocollo versione Client:

Il DB Protocollo, nella versione client, è presente nell’area di lavoro di IBM Notes.

- Fig. 9 Protocollo Client  Applicazione nell’area di lavoro

- Fig. 10 Protocollo Client  Interfaccia Protocollo

 

Il DB Potocollo è strutturato nel seguente modo:

• Contatore Generale (visualizza il conteggio dei numeri di protocollo assegnati)
• Tabelle (Tipologie)
• Protocollo per Num. (visualizza tramite numero di protocollo)
• Protocollo (visualizza per Mittente/Destinatario, per data, per anno, per tipologia)

Il Contatore Generale visualizza il contatore riferito ad:

• Anno di riferimento
• Contatore attuale
• Ultima data Protocollo

Nelle Tabelle è possibile inserire le varie tipologie di documento (ad es. Lettere, Fax…)

E’ possibile inserire una nuova tipologia cliccando sul pulsante Nuovo:

Digitare il nome della nuova tipologia nel campo apposito, salvare e chiudere, altrimenti chiudere la finestra senza salvare.

La vista Protocollo per Num. permette di visualizzare i documenti protocollati ordinati per numero assegnato:

La vista Protocollo permette di visualizzare i documenti protocollati ordinati per Mittente/Destinatario, data, anno, tipologia, Num. (lista):

Per stampare l’etichetta di un documento protocollato basta selezionarlo dall’elenco e cliccare sul pulsante Stampa etichetta J:

Per inserire un nuovo protocollo basta cliccare sul pulsante  

Nella scheda Dati Protocollo troviamo:

·    Tipologia documento: (Lettere, Fax...)                                

·    Tipo flusso: in Ingresso o in Uscita

·    Numero protocollo: (la numerazione progressiva è automatica)

·    Data Documento: data del documento

·    Data protocollo: data di protocollazione

·    Protocollo del Mittente: n° di protocollo del mittente

·    Mittente/Destinatario: mittente/destinatario del documento

·    Oggetto: oggetto del documento

·    Note 1: note aggiuntive

·    Note 2: note aggiuntive

·    Inoltra link a: inoltra ad una mail

·    Documento(Allegato): inserimento allegati (es. stampe su file .pdf di e-mail in ingresso)

Per salvare il lavoro selezionare Salva:

Nella scheda Cronologia troviamo lo storico delle modifiche apportate:

Per modificare un protocollo cliccare sul pulsante

Si può salvare, annullare, archiviare:

E’ possibile effettuare delle ricerche all’interno del DB utilizzando vari criteri.

Basta cliccare sul pulsante

Come protocollare un’e-mail presente nella casella di posta

E’ possibile protocollare la corrispondenza direttamente dalla casella di posta, selezionando il documento e cliccando sul pulsante Protocolla:

E poi selezionare la tipologia di archiviazione:

Verrà automaticamente assegnato un numero di protocollo: